【戶外活動業者】改善預約報名流程的 6 個實用建議

作為戶外活動教練,你是否覺得每天都有一堆要聯絡確認的事情,確定客人報名的場次、確定場次是否成團,但回過神來卻發現,其實根本沒有服務很多組的客人呢?

想像一下,假設你接下 3 個月的行事曆,都已經被客人排得滿滿的,如果你心中出現一絲的抗拒,那麼很有可能,每天處理預約場次的工作,已經讓你感到筋疲力盡。

以下整理出 6 個實用的建議,讓你可以著手改善幫客人報名預約的方式,大幅節省平常的工作時間。

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1. 詳細清楚的活動內容

你所提供的服務,從客人看到你的活動介紹頁面的那一刻,就已經開始了!

因此把你的活動內容寫清楚非常重要,這樣做可以大幅減少你花在回覆客服問題上的時間,以及避免客人在付款之後,針對活動內容所發生的爭議。

你的活動內容包括:

  • 活動項目:比如你的活動是潛水,是水肺潛水?還是自由潛水?又或者,其實很多人根本連 SUP 是什麼都不知道,那麼你就會需要介紹這項新穎的戶外活動。
  • 活動流程:在活動的 2–3 個小時之中,會先做哪些事情,再做哪些事情,很多第一次體驗的客人,都會想要知道這些事情。
  • 活動方案:一場活動可以幾個人玩?需要幾個人才能成團?大人和小孩的價格如何區分?如果你本身有「包場」的方案,那更要大肆宣傳,不要等到客人主動詢問,才拖拖拉拉的準備方案內容。
  • 加購項目:有時候你賣的不只是戶外活動本身,還有周邊服務、商品,也最好讓客人提前知道可以加購什麼項目。

你可能會需要擁有自己的網頁,不論是一則貼文、Google 表單,或者請人幫你架設官網。當然最好的狀況是,客人看完你所給的介紹之後,馬上就能開始向你報名活動,然後完成付款手續。

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2. 提前公告取消退款的規則

一次成功的戶外活動,必須要天時地利人和才能真的「成團」,並且大家都玩得開開心心。

總是有太多原因能造成一場戶外活動無法如期舉行,有時是客人突然想取消,有時則是天災地震、國家演習……等等不可抗力因素,這個時候如果沒有一套可以遵守的規則,很有可能就會被客人要求無條件的「全額退款」。

許多戶外活動業者都會事先收取訂金,來避免客人突然取消,但除此之外,也十分建議提前擬定一套「取消以及退款政策」,公告在活動介紹的最後一部分,保障商家的自身的權益。

如果不知道怎麼寫的話,建議可以到一些知名活動平台上,查找戶外活動的退款機制來參考。

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3. 加快蒐集報名資料速度

大部分的戶外商家,都會需要向客人蒐集報名資料,常見的報名資料包含了:

  • 方便辦理保險的個人資料
  • 為了準備裝備而調查的身形尺寸
  • 是否需要加購周邊的服務、商品
  • 是否同意活動照片供主辦方宣傳使用

……

報名資料愈早、愈快蒐集完成,就愈能讓客人心中篤定自已「將會」出席參加這個活動。

因此,建議在預約報名之初,就要:1. 告知客人為什麼需要蒐集資料 2. 將該問的事情集中一次調查完畢。

如此一來,才不會讓客人覺得整體的服務流程拖泥帶水,一方面能展現你的專業,另一方面還可以讓客人之後更專注於享受活動。

基本上原則是:可以問一次的事情,就不要問兩次;可以提前問的事情,就不要拖著不問;需要留下記錄的事情,就不要口頭問。

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4. 行前通知自動化、置入品牌行銷

很多客人是抱著「我先玩玩看」的體驗心態在報名戶外活動,因此對於你專業領域中的「常識」可能一點概念都沒有。

為了避免被客人評價為「不夠貼心周到」,多數戶外活動業者都有幾項「最重要小事」,必須在行前提醒客人。例如:即使擦了防曬,沒有其他防護措施,還是可能會曬傷。

這些小事情,直接放在活動介紹裡面可能稍嫌累贅,而且會妨礙銷售,因此大家都至少會在客人購買付款之後,才另做說明。

但不管是用電話、簡訊、LINE、Email 來發送「行前通知」,這些方式都是手動的,而且非常花時間,像這種重複的工作,就會建議往「自動化」的方向去優化。

客人都期待能在完成預約的當下,立即收到預訂相關的注意事項,才能提早準備攜帶物品,因此最好可以用統一的格式提前寫好,並且能夠透過線上工具,在完成訂單的同時,就將信件自動寄送給客人。

除此之外,也別忘了提醒客人追蹤你的粉專,加 LINE 帳號,最後加入簡短有力的有趣標語,持續在和客人溝通的過程中,行銷你的戶外活動品牌。

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5. 準備好向客人線上收款

說好了要報名,並不等於「實際會付款」,相信每一個戶外活動業者都心有戚戚吧!

要讓客人掏錢已經不容易,那麼直接把一大串銀行帳號丟給客人,讓客人自已走到 ATM 前面,一個一個輸入數字,等於是把最麻煩的事情丟給客人。

現在已經有很多第三方支付的線上金流工具,只要傳送一個網址連結,客人打開網頁,輸入信用卡號碼,就能完成付款。這樣一來,就大幅降低了客人拖延付款,甚至忘記付款的機率。

唯一準則,就是盡量讓客人在沒有阻力的狀況下,順利的完成付款。

最理想的方式,是直接使用整合好各種功能的線上預約工具,這樣的工具除了可以 24 小時幫你線上收款之外,後台還會自動顯示每一筆收錢的紀錄,非常方便。

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6. 節省花在整理賬款上的時間

最後一個,也是普遍最花戶外活動業者時間的,就是用人工的方式,一筆一筆的手動記錄款項了。

人工紀錄款項的缺點顯而易見,先記在紙上、手機的筆記本裡,然後等有時間,再整理到 Excel 表,最後每個月都要做一次統整。

一般生意好的戶外活動業者,為了要整理帳務,每個月都有 1~2 天不能營業,不然就是得犧牲自己的休息時間,非常的累,而且因為是人工的,所以非常容易出差錯。

想要節省花在整理賬款上的時間,唯一的解決方案,就是導入自動化的帳務系統,雖然成本會比較高,但是系統會自動幫你整理好每一筆款項,假設一天省下整理訂單帳務的 30 分鐘,一周就能省下近 4 小時,每個月就能多出 16 小時,相當於多了整整 2 個工作天能夠自由利用。

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好消息是,現在專門為台灣戶外活動業者所設計的「Boostime 線上預約系統」,整合 官方網站、預約表單、蒐集報名資料、自動寄送行前通知、自動整理帳款……等功能,讓你大部分的行政工作都能靠系統「自動完成」。

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